Toplantı kavramı çok resmi ya da gergin bir ifadeyi çağrıştırsa da karar vericiler için oldukça canlı bir olaydır. Herhangi bir şirketin veya topluluğun başarılı bir şekilde yönetilmesi için, o topluluğu veya işletmeyi yöneten karar vericilerin bir araya gelerek fikirlerini tartışmaları esastır. Bu sayede verilecek doğru kararlar bu işi güzel noktalara taşıyacaktır.
Üniversitelerdeki öğrenci topluluğunun bile yönetimiyle ilgilenen yönetim kurulları vardır. Bu komiteler belirli zamanlarda veya istisnai durumlarda yapılacak çalışmaları görüşmek üzere toplanırlar. Bu tür toplantılarda çeşitli fikirler tartışılır, fikirler sırayla anlatılır ve toplum adına alınması gereken en uygun aksiyonlar belirlenir ve uygulanır. Tıpkı bu basit örnekte olduğu gibi, büyük şirketleri, küçük ve orta ölçekli işletmeleri ve mülkleri yönetmek için çeşitli makamlarda toplantılar yapmak gerekir.
Örneğin bir tekstil fabrikasında genel müdür liderliğinde başlayan toplantıya doğru personel, beyaz yakalı çalışanlar ve yönetimin katılımı sağlanır. Bu tür toplantılarda şirketin alacağı pozisyonlardan, üretimin devamında yaşanabilecek aksamalara kadar neredeyse tüm kritik konular tartışılır. Amaç, organizasyonun hatasız veya en az hata ile çalışmasını sağlamaktır. Kullanılan bilgisayar programlarının ne kadar etkili olduğu, üretim teknikleri hakkında istişareler, farklı departmanlar için verimlilik analizleri üzerine beyin fırtınası gibi tüm entelektüel faaliyetler bu toplantılarda yapılır.
Örgütlerde toplantı kültürü ne kadar ciddiyse yapılan iş de o kadar ciddidir. Bu kültür yerleşmezse, toplantıya katılanlar ciddiyetsiz ve ciddiyetsiz davranırsa ve en önemlisi bu toplantılar zaman kaybı olursa bu işte sağlıklı karar almak zorlaşır. . Ancak hızlı, verimli ve ciddi toplantılar, alınacak birçok kararın temelini oluşturur.
İş ve fabrikalar açısından en sık yapılan ve katılımın yüksek olması gereken toplantı türü üretim toplantısıdır. Katılan kişi sayısı fazla olduğu için bu tür toplantılardan geçmesi gereken çalışan sayısı fazladır. Gerektiğinde beyefendiler, mühendisler ve diğer ofis çalışanlarının fikirleri ve nihayetinde başkanın aldığı kararlar alınarak kararlı adımlar daha büyük bir güvenle atılabilir.
Başarılı ve istikrarlı bir şekilde hedeflerine ulaşan tüm büyük şirketlerde, departmanlar içinde ve genellikle yapılan tüm toplantılar, şirketin amacını ve birbirleriyle görüşmenin amacını bilen kişiler tarafından yapılır. Süreklilik ile de ilişkilendirilen bu pozisyon, hem şirket kültürüne hem de çalışanların kişisel gelişimine önemli katkılar sağlamaktadır. Her işte olduğu gibi iş yapılarında da her zaman farklı fikirler olacaktır. Akılların bu şekilde çarpışarak fikir toplaması, örgütün daha etkin ve daha büyük adımlar atabilmesinde büyük etkendir. Farklı fikirlere sahip olmak ve bu fikirleri tartışmak elbette kötü değil; Aksine çok önemli ve gerekli.
Toplantılar konuşmak için değildir. Toplantıya katılacak tüm katılımcılar toplantının amacını ve sahip oldukları verileri bilmelidir. Kuruma ve çalışanlarına fayda sağlayacak şekilde, zamanında ve gereksiz gecikme olmaksızın yapılacak her toplantı mutlaka başarılı olacaktır. Bu başarılar, bu tür etkinlik ve toplantıların kurum kültürünü şekillendirecektir. Şirketlerde tanışma kültürü bu nedenlerle çok önemli bir noktadır.
Kaynak:
http://www.hrm.com.tr/verimli-toplanti-taktikleri/
katip:Baran Akkök
Diğer gönderilerimize göz at
[wpcin-random-posts]