İnsanlar günün büyük bir kısmını iş yerinde geçiriyor. Bu nedenle iş yerinde karşılaşılabilecek olası sorunlar bireylerin özel hayatlarına da yansımakta ve çeşitli sorunlara neden olabilmektedir. İşyerinde çalışanlar arasında sıklıkla görülebilen birçok çatışmanın temelinde, aslında insanların birbirleriyle doğru iletişim kuramaması yatmaktadır. Diğer bir deyişle iletişim olayları diyebileceğimiz yanlış anlaşılmalar, iş yerindeki çatışmaların temel nedenlerinden biridir. Bu yazımızda iş yerindeki diğer meslektaşlarınızla iletişim kurarken dikkat etmeniz gereken bazı şeylerden bahsedeceğiz.
Etkili iletişim kurmak, iş yerindeki işlerin verimli ve sorunsuz yürümesini sağlayacaktır. Ancak etkili iletişim göründüğü kadar kolay olmayabilir. Bunu sağlamak için bazı hususlara dikkat etmek gerekmektedir. Birincisi, işte birbirimizle iletişim kurarken hepimiz farklı amaçlar için hareket edebiliriz. Örneğin, yöneticiniz bir işin ne zaman yapılması gerektiğini size hatırlatmak için bir e-posta göndermek isteyebilir. Belki de üzerinde çalıştığınız mevcut proje hakkında bilgi almak için bir meslektaşınızla sohbet etmeye başlarsınız. Bu nedenle herkesin birbiriyle iletişim kurarken farklı hedefleri olması doğaldır. Burada yaygın bir yanılgı vardır: İletişimin amacı, sorumlu kişi ile ortak bir karara varmaktır. Bu tamamen yanlıştır ve birçok iletişim olayının altında yatan da bu yanlış varsayımdır. İletişimin temel amacı ortak bir karara varmaktan çok karşıdakini anlamaktır. Anlamak her zaman söylenenleri kabul etmek ve kabul etmek anlamına gelmez. Bu nedenle iletişim sırasında karşımızdakinin söylediklerine katılmasak bile karşımızdakini anlamalı ve onu anladığımızı hissettirmeliyiz. Böylece olası çatışmalardan kaçınabiliriz.
Doğru iletişim kurabilmek için dikkat edilmesi gereken bir diğer konu da ağzımızdan çıkan kelimeleri dikkatli seçmektir. Yanlış anlama veya olumsuz terimler kullanmamalıyız. Kelimeler hepimizde farklı çağrışımlara sahip olabilir. Örneğin “saygı” kelimesini ele alalım. Çevrenizdeki insanlara “saygı”nın onlar için ne anlama geldiğini sorarsanız, muhtemelen hepsinden farklı cevaplar alırsınız. Bu nedenle iş yerinde iletişim kurarken kelimelerimizi dikkatli seçmeli, gerektiğinde kullandığımız kelimelerle aslında ne demek istediğimizi açıklamalıyız. Aslında karşınızdaki kişiye belirli kelimeler hakkında ne anladığını sormak iyi bir yol olabilir. Örneğin iş yerindeki bir arkadaşımız hoşumuza gitmeyen şakalar yapıyor. Durumdan rahatsızlığımızı ifade etmek için ona “Bana saygı duyacak mısın?” demek gereksiz olmayacaktır. Rahatsız olduğumuz şeyi arkadaşımızın bile anlayamaması muhtemeldir. Bu nedenle durumu açıklayan net ifadeler seçmeli ve bunları iletişimde kullanmalıyız.
İletişimde kelime seçiminde dikkat ettiğimiz bir diğer konu da anlamı belirsiz kelimeler kullanmamaktır. İşte belirsiz bir anlama sahip kelimelerin bazı örnekleri:
– bazen
– bazı
– sık sık
– uygun olunca
– Tam zamanında
– Ara sıra
Örneğin, yöneticimiz “Bana arada bir durum raporu gönder” dediğinde, bunu iki haftada bir rapor göndermek olarak anlayabiliriz. Ancak müdürümüzün beklentisi haftada bir rapor almak olabilir. Bu nedenle farklı anlamlar taşıyan bu tür açık sözcükleri kullanmamalıyız. Etrafımızdaki insanlar bu tür ifadeler kullanıyorsa, soru sormalı ve tam olarak ne beklediklerini anlamaya çalışmalıyız. Bu sayede iletişim kazalarının önüne geçebiliriz.
İş yerinde iletişim kurarken dikkat edilmesi gereken bir diğer husus da olumsuz çağrışımlar içeren ifadeler kullanmamaktır. Kelimelerimizi dikkatli seçerek anlatmak istediklerimizi doğru bir şekilde ifade edebilir ve olumsuz çağrışımlara sahip olmayabiliriz. Örneğin, bir meslektaşımıza gidip “İşimden nefret ediyorum” dediğimizde, büyük olasılıkla olumsuz çağrışımlar uyandırırız. Bunun yerine “İşim beni tatmin etmiyor” dersek karşımızdaki insanda da aynı anlamı uyandırır ve olumsuz bir çağrışım yapmazdık.
İş yerinde iletişim kurarken dikkat edilmesi gereken bir diğer konu da iletişim kurarken beden dilini doğru kullanmaktır. İletişim kurarken karşımızdakine anladığımız ve dinlediğimiz mesajı iletmek için şu noktalara dikkat etmelisiniz:
Bizimle konuşan kişinin yüzüne bakmak
Diğer kişi ile göz teması kurun
Dinlediğimizi ve anladığımızı gösteren bir jest
Kollarımızı kavuşturmak yerine kollarımızı açık tutmak
İletişim kurarken beden dili açısından kesinlikle yapmamamız gereken hareketler şunlardır:
Karşıdakinin yüzüne bakmamak
– boşluğa bakmak
– Konuşmacıya sırtımızı dönüyoruz
– Yüzümüzde mimik yapmamak ve konuşana tepki vermemek
– gözlerimizi kapatıyoruz
İletişim sırasında karşımızdakinin davranışlarından hemen yorulmamalıyız. Örneğin, bir meslektaşım sabah ofise koşar, gönülsüzce günaydın der ve masasına oturur. Bu durumda birinin ne kadar kaba olduğu ya da benden hoşlanmadığı gibi düşüncelerimiz olabilir. Ancak meslektaşımızın muhtemelen o gün bir an önce bitirilmesi gereken bir işi vardır. Belki de sıkıntıdan böyle davrandın. Bu nedenle, meslektaşlarımızın eylemlerini hemen şiddetlendirmeden önce, empati kurmaya çalışmalı ve davranışlarının temel nedenlerini anlamaya çalışmalıyız.
Bu yazımızda iş arkadaşlarımızla iletişim kurarken kazalara ve iletişim çatışmalarına yol açmamak için dikkat edilmesi gereken bazı hususlardan bahsetmeye çalıştık. Bahsettiğimiz iletişim kurallarına azami derecede dikkat edersek iş yerinde daha az çatışma ve iletişim olayı yaşarız. Bu, işyerinde verimliliği ve iyi bir çalışma ortamını sağlayacaktır.
Kaynak:
Vivian Scott, “İş Yerinde Çatışma Çözümü”, Wiley Publishing, 2010
yazar:Muhammed Umut Bişkin
Diğer gönderilerimize göz at
[wpcin-random-posts]