Sistem ve modeller oluşturmak için idari girişimler ve oluşumlar sistem yaklaşımı o aradı. Çağdaş yönetim ve organizasyonlar, sistem yaklaşımından ilham alınarak geliştirilir ve oluşturulur. Sistem kavramı kullanılmadığı için yönetim ve organizasyon yoktur. Sistem kavramı, diğer bilimlerde yönetim alanından çok önce kullanılmıştır. Bugün yönetim ve organizasyon biliminde kullanılan sistem, biyolog von Bertalanffy’nin 1920’lerde bulduğu “genel sistem teorisi”ne dayanmaktadır.
Sistem, yapısı ve işleyişi belirlenmiş tüm yapılardır. Yapay oluşumların yapısını ve işleyişini tasarımcılar belirler. Tasarımcılar, belirli bir amaç için farklı öğeleri birleştirerek yapılar oluştururlar. Yapı, birleştirilen öğeler arasındaki amaca yönelik ilişkilerle hayata geçirilir.
Tüketicilerin ihtiyaçlarını karşılayarak kar elde etmek amacıyla çeşitli unsurlar arasında ilişkiler kurularak bir iş yönetim sistemi oluşturulur.
sistem etkileşimi
Genel sistem teorisine göre, sistemler oldukça karmaşık yapı ve süreçlerle inşa edilir. Her sistem, yakın çevresi ile doğrudan ve uzak çevresi ile dolaylı olarak etkileşime girer. Sistemler birbirine bağlı birimlerle kurulur. Bu birimler sistemin amacına göre birbirlerine bağlanarak çalışırlar. Bu nedenle birimler birbirinden bağımsız olarak açıklanamaz. Birimlerin yapısı ve işleyişi, birbirinin yapı ve işleyişinden zorunlu olarak etkilenir.
Genel sistem teorisi, evreni etkileşim halindeki alt sistemler olarak kabul eder. Bu nedenle bütün bilimlerin sonuçlarını kullanarak bütünleşik yapıyı ve performansı açıklamaya çalışır.
Bazı bariz sistem özellikleri
Sistem kavramı farklı kaynaklarda farklı şekilde anlatılmaktadır. Ortak vurgular
Sistem alt modüller içermektedir.
Sistem birimleri arasında ilişkiler vardır.
Sistemin bir amacı vardır.
Sistemin bir hacmi vardır.
Sistem, çevreleriyle etkileşime giren bir iç ve dış ortama sahiptir.
Sistem girdiler, çalışma, çıktılar, denge ve kontrol içerir.
Sistemin tamamı anlamlıdır.
Başka bir deyişle, bir sistem, belirli bir ortamda belirli bir amaç için farklı birimler ve bunların etkileşimleri tarafından oluşturulan bir dizi doğal veya yapay yapı ve süreçtir.
Sistemlerin sınıflandırılması
1- Doğal ve yapay sistemler: Büyüklüğü, amacı, yapısı ve işlevi insanlar tarafından belirlenemeyen sistemlere doğal sistemler denir. Evren, güneş sistemi, dünya, her türlü canlı doğal sistemlerdir. Yapısı ve performansı bilimsel yöntemlerle anlaşılabilmektedir. Doğal sistemler mükemmel bir şekilde organize edilmiş ve işlevseldir.
Boyutları, amaçları, yapıları ve işlevleri için insanlar tarafından tasarlanan sistemlere yapay sistemler denir. Bunlar da doğal sistemlerden ilham alınarak geliştirilmiş ve formüle edilmiştir. Yapay sistem tasarımında idealizm, doğal sistemleri amaçlar. Sentetik sistemler sürekli olarak geliştirilmekte ve bu hedefe yaklaşmaya çalışılmaktadır. Ancak, tam olarak erişilebilir değildir.
2- Açık ve kapalı sistemler: Çevresinden doğrudan etkilenen sistemlere açık sistemler denir. Organizmalar ve organizasyonlar açık sistemlerdir. Açık sistemlerin başlıca özellikleri;
Büyüyebilirler.
Dışarıdan girdi ve çıktı alırlar.
Kendilerini koruyabilirler.
Çevreleriyle etkileşime girerler.
Diğer sistemlerin alt veya üst sistemleridir.
Çevresinden etkilenmeyen sistemlere kapalı sistemler denir. Makine bir örnektir. Aslında tam olarak da kapatılamaz. Hiçbir sistemin çevre ile etkileşimi kesinlikle sıfır değildir.
3- Üstün ve alt sistemler: Evrendeki hiçbir sistem diğerinden %100 bağımsız değildir. Her sistem birbiriyle doğrudan veya dolaylı olarak etkileşime girer. Yani sistemler birbirinin üstünde veya alt sistemidir. Süper sistemleri kontrol etmek için alt sistemler. Üst sistem alt sisteminin uyumsuzluğu üst sistemin işleyişini tehlikeye sokar.
Sistem öğelerinin uyumlu fonksiyonel değeri (sinerji)
Sinerji, sistemden, sistemin elemanlarının toplam değerinden daha fazla değer alır. İşletme çıktılarının değerinin girdilerin toplam değerini aşması beklenir. İşletme bu şekilde kar elde eder. Aksi takdirde sıfır veya kayıp olacaktır. Bunun için iş hedefleri doğrultusunda çalışmalar yapılmalıdır.
sistem ortamı
Açık sistemler, çevreleriyle olumlu ilişkiler kurmalı ve karşılıklı çıkar temelinde etkileşime girmelidir.
Bir işletmenin çalışanları, işletmede kullanılan teknoloji, ortaklar, tüketiciler ve rakipler işletmenin yakın çevresini oluşturur. Bir işletme, yakın çevresinden olumlu ya da olumsuz olarak doğrudan etkilenir. Ekonomi, hükümet, bilgi ağı vb. Örgütün dış çevresini oluşturur.
İşletme, çevresinin yapısını ve işleyişini iyi bilmeli ve bu alanlardaki değişiklikleri yakından takip etmelidir. Bir işletmenin iç ve dış ortamları fırsatlar sunar veya işi tehlikeye atar. Bunun için de kendi iç ortamını iyi analiz etmeli ve avantajlarını korurken eksikliklerini avantaja çevirmeye çalışmalıdır. Böylece dış ortamdan kaynaklanan risklere karşı önlem alabilir ve fırsatları değerlendirebilir.
Her sistemin çevresi tarafından belirlenen bir boyutu vardır. Sistemin boyutu gücünü gösterir. Kapalı sistemler aynı kalırken, açık sistemler birçok yönden büyüyebilir ve güçlenebilir.
İş büyümek istiyor. Çünkü büyük şirketler küçük şirketlerin pazarlarına saldırıyor ve onları tehlikeye atıyor.
Kırık Sistemleri (ENTROPI)
Bir sistemin bozulma eğilimi veya yasasına entropi denir. Tedavinin başlangıcından itibaren tüm sistemler bozulur. Bu genel bir yasadır.
Entropiye karşı, bir negatif entropi uygulaması denenir. Aksi halde sistem zamanla tamamen çökecektir.
Kapalı sistemlerde entropi eğilimi çok güçlüdür. Açık sistemlerde bozulan denge yeniden sağlanarak sistemin ömrü uzatılabilir.
İşletmelerde entropi, gerekli bilgilerin iç ve dış ortamlardan elde edilememesi, tüketici ihtiyaçlarının karşılanamaması gibi çeşitli nedenlerden kaynaklanmaktadır. Negatif entropi uygulanmazsa işletme çöker.
Üretim yönetiminde genel sistem teorisinin kullanımı
Her sistemin değişkenleri ve sabitleri vardır. Sistemin iç ortamından kaynaklanan faktörlere değişken, sistemin dış çevresinden kaynaklanan faktörlere ise sabit denir.
İşletme yönetimi, iç ortamdaki tüm unsurları kontrol edebilir, yapısını ve işleyişini değiştirebilir. Ancak dış ortamın yapısına ve işleyişine müdahale edemez.
Kapalı sistemler sabit içermez. Çünkü dış ortama karşı duyarlı değillerdir. Açık sistemler ise değişkenlerini sabitlerine göre yapılandırır ve çalıştırır.
Firmaların değişen çevre koşullarına uyum sağlama çabalarına dinamik denge denir.
İşletmeler, dışarıdan girdiler alıp bunları işleyerek çıktılara dönüştüren yapay sistemlerdir. Girdi, dönüştürme, çıktı ve geri bildirim alt sistemleri kendi başlarına anlamsızdır. İşletme, sinerjik etki ile uyumlu bir süreç sonucunda fazladan fark kazanan bir bütündür.
Çevre ve işletme arasındaki bilgi akışı, modern bilgi teknolojisine ve yönetim bilgi sistemine bağlıdır.
İş yönetimine sistem yaklaşımı, iş birimlerinin sinerjisini gerektirir.
Geleneksel üretim ve davranışsal yönetim teorileri, iş sistemini bir bütün olarak kabul etmemiş, bazı alt sistemlere odaklanmıştır. Sistem yaklaşımı, iş alt sistemlerinin birbirine duyarlılığının ölçülmesini önermiştir. Böylece sinerji ölçülerek kolay karar verilebilir.
Önceki tüm yöntemler sistem yaklaşımına katkıda bulunmuştur. Üretim yönetimi müfredatı, üretim yönetimi biliminin gelişimini göstermektedir. Sistem yaklaşımı, üretim yönetimine çok katkıda bulunmuştur.
iş yönetimine sistem yaklaşımının faydaları;
İş alt birimlerini ve birim yöneticilerini yalnızca kendi hedeflerini maksimize etmek için değil, aynı zamanda iş karlarını maksimize etmek için gösterin.
İşletmenin yönetiminde kararlar alınırken iç ve dış çevre koşullarına uyulmasını sağlamıştır.
İşletme yöneticileri için değişkenlerden ve sabitlerden oluşan entegre bir karar modeli sağlayın.
İşletmenin kuruluş ve işletme aşamasında alt ve üst sistemler arasındaki uyumun gerekliliğini işletme yöneticilerine gösterdi.
İş alt sistemlerinin işlevinden, işin genel amacına bir katkı olarak bahsetti.
İşi yürütmek için sinerji kattı.
Bir işletmede fiziksel, finansal ve bilgi akışının birbirini destekleyici olması gerektiğini belirtti.
İşletme yöneticileri, çevresel değişikliklere uyum sağlamak için işlettikleri sistemde dramatik değişikliklere yöneldiler.
Sistem yaklaşımı, başarı için neden-sonuç ilişkileri kurar ve nasıl ve neden sorularını yanıtlar.
Sistem yaklaşımı, işletmeyi etkileyen tüm değişkenleri ve sabitleri aynı anda görmeyi mümkün kılar.
Yerinde üretim yönetimi
Üretim yönetiminde her an yeni yapılar ve süreçler ortaya çıkabilir. Bir sistem yaklaşımını üretim yönetimine uyarlamaya durumsal üretim yönetimi denir. Üretim yönetiminde daha iyi bir yöntem, ilke veya teori yoktur. En iyisi duruma göre değişir. Acil durum yaklaşımı, üretim yönetimini evrensel olarak kabul etmez. Yönetim stilini durumla ilişkilendirir. Acil durum yaklaşımı, önceki yönetim teorilerinin bir derlemesidir. Farklı durumlara göre gerektiğinde diğer yönetim yaklaşımlarının bağımsız veya tamamlayıcı olarak kullanılmasıdır.
Acil durum yaklaşımı organizasyon yapısı, üretim teknolojisi ve üretim ortamı ile ilgiliydi. Durumsal üretim yönetimine göre, bir işletmede kullanılan teknoloji, işletme yapısını ve örgütsel başarıyı etkiler. Bazı çevre koşullarında bazı mekanik ve organizasyonel yapılar başarıyı artırırken, bazı koşullar ise başarıyı azaltabilmektedir. Üretim yönetimi, üretimdeki durumsal nedenselliği, üretim sistemi başarısını, bağımlı değişkeni, çoklu belirsizliği, planlanan değişikliği, enerji kaynaklarını ve organizasyonel değişimin zamanlamasını içerir.
kaynak:
Anadolu Üniversitesi – İşletme – Haziran 2008
yazar: Halil İbrahim Arık
Diğer gönderilerimize göz at
[wpcin-random-posts]