İntranet, bir kuruluş veya şirket içinde oluşturulan özel bir ağdır. İntranetlerin temel amacı, kurum çalışanları arasında kesintisiz işbirliği ve iletişim sağlamaktır. İntranet tıpkı internet gibidir. İntranet üzerinden kurum veya firma bilgileri izlenebilmektedir. Ancak, bu bilgilere genişletilmiş erişim şirket sınırları içinde kalmaktadır. Ayrıca dahili ağların internete bağlı olması gerekmez.
İçindekiler
Bir intranet ne yapar?
İntranet sisteminin bir kurumda veya işletmede neler yaptığına dair şunlardan bahsedebiliriz:
• İntranet sistemi ile kurum içi bilgi alışverişi her zaman daha güvenlidir. Bu sayede kuruluşunuzla ilgili bilgiler asla kuruluş dışından birine aktarılamaz.
• Muhasebe işlemlerini intranet sistemi üzerinden kolaylıkla gerçekleştirebilirsiniz.
• İK departmanı intranet sistemi ile de daha verimli çalışabilir.
• Otomasyon ve üretim yazılımlarını sistemlerinize kolayca entegre edin.
• Kuruluşunuzdaki çalışanların sosyalleşmesini sağlayabilir, çalışanlar arasındaki işbirliğini geliştirebilirsiniz.
• Firmanızla ilgili verileri veri tabanınızda tutabilir, gerekli dökümanları tek tıkla dağıtabilirsiniz.
• Uzaktan erişim sağlayarak şirket içi iş akışlarının düzgün ilerlediğini izleyebilir veya sağlayabilirsiniz.
• Çalışma grupları oluşturarak çalışanlarınızın daha verimli çalışmasını sağlayabilirsiniz.
• Sisteminizi dilediğiniz zaman test edebilirsiniz.
• Envanter, tedarik ve dağıtım için daha profesyonel bir kontrol sistemi oluşturabilirsiniz.
• İşe yeni başlayan çalışanların oryantasyon sürecini kısaltabilir, sürecin verimli geçmesini sağlayabilirsiniz.
Bu sistem, araçlar ve bilgiler, proje çizelgeleri, çalışma takvimi, yapılacaklar listeleri, çalışanlar arasındaki iletişim için kullanılan mesajlaşma araçları ve gizli dosyalar sağlamak için bir arayüze sahip olabilir. Ayrıca belirli bilgilere yalnızca yetkili personelin erişmesini sağlayabilirsiniz. Ayrıca bu sistem sayesinde bilgileri tek bir merkezden kolayca yönetebilirsiniz.
Bir intranet neleri içerir?
İntranet sisteminde bazı veriler vardır. Bu veriler:
kurumsal veriler,
• telefon defteri ve adresler,
• Pazarlama, rakip, dağıtım ve pazar hakkında detaylı grafikler ve bilgiler,
• donanım ve yazılım bilgileri,
• kuruluşunuzun yayınları ve açıklamaları,
• dahili boş pozisyon bilgileri,
• Beşeriyet Kaynakları,
• tartışma forumu,
• süreç koçluğu ve mentorluğu,
farklı çalışma grupları,
ortak iş programları,
• belgelerin dağıtımı ve paylaşımı,
• Üretim süreci,
sanal alışveriş,
yeni dokümantasyon sistemleri,
• servis ve destek,
• işletmenin çalışanları arasında bir konferans görüşmesi,
• Tedarikçilerle olan ilişkiler ve tedarikçilere ait bilgiler intranet sistemindeki verilerdir.
İntranet sistemi ile firmanızı daha kurumsal hale getirebilirsiniz. Çünkü intranet sistemi, çalışanlarınızın daha verimli çalışması, işlerinizin daha profesyonel ve sistematik hale gelmesi için şirketlere etkin çözümler sunar.
İntranet ve yazılımı kurmadan önce dikkate alınması gereken ayrıntılar nelerdir?
İntranet yazılımları dünyada birçok firma tarafından piyasaya sürülen yazılımlardır. Bu programlar çeşitli alanlardaki büyük sorunları çözmektedir. Ancak bazı kuruluşlar kendi yazılımlarına ihtiyaç duyabilmekte ve bu gibi durumlarda hazır yazılımlar ekonomik olmasına rağmen yetersiz kalabilmektedir. Bu bakımdan bu tür programlara geçmeden önce ihtiyaçların iyi tanımlanması gerekmektedir.
En başarılı ve gelişmiş intranet yazılımlarının bir kısmı yurt dışında üretildiği için İngilizce arayüz olarak tasarlanmıştır. Bunun için bu arayüzü kullanacak kişilerin dil bilgisi mutlaka dikkate alınmalıdır. Çevrilen programın Türkçe’ye çevirisi dikkatlice kontrol edilmelidir.
İntranet yazılımına geçmeden önce modüller de iyi çalışılmalıdır. Diğer bir deyişle, modüllerin etkinliği ve kullanılabilirliği test edilmelidir. Bu nedenle deneme emri talep edilmelidir.
Kuruma özel bir program hazırlansa bile programın her aşamasında toplantılar yapılmalıdır. Ayrıca intranet yazılımının tesliminden hemen sonra destek sözleşmesinin imzalanması gerekmektedir. Çünkü bu anlaşma beklenmedik sorunlara karşı bir önlemdir.
Bir kurumsal intranetin avantajları nelerdir?
İntranet sistemi İnternet kaynaklarının kullanımı ile birlikte bilgi kaynaklarının kurum içinde her bir çalışana dağıtılması amacıyla oluşturulan bir ağdır. Bu sistem e-posta uygulamalarının gerçek hayattaki başarısı ile ortaya çıkmıştır.
Bir kurumsal intranet sisteminin avantajları şunlardır:
• Maliyet firmalar için çok önemli bir konudur. İntranet sistemini kullanarak bilgi akışını kolaylaştırabilir, aynı zamanda bilgi iletişiminde maliyet ve zaman tasarrufu sağlayabilirsiniz.
• Günümüzde iş dünyasında çalışanlar ofis dışında da çalışabilmektedir. Ayrıca şirket ihtiyaçları için cep telefonu kullanım oranı oldukça yüksektir. Çalışanlarınız, ofisiniz ile iletişim kurmak için ekonomik bir iletişim aracı kullanmalıdır. Bu açıdan intranet daha ekonomik bir iletişim aracı olarak kullanılabilir.
• Günümüzde tüm sektörlerde ve şirketlerde değişimler çok hızlı gerçekleşmektedir. Bu nedenle çalışanlarınız, tedarikçileriniz ve müşterileriniz kuruluşunuz için çalışıyor; Kısacası gelişmeler, organizasyonunuzla temasa geçen tüm paydaşlara çok hızlı bir şekilde yayılabilir.
• Çeşitli pozisyonlardaki çalışanlar, şirketin büyük sorunları hakkında tartışmalara katılabilmekte, soru sorabilmekte ve fikir beyan edebilmektedir. Bu anlamda şirketinizde özgür ve şeffaf bir düşünce ifadesi ortamı oluşturabilirsiniz.
• Günümüzde müşteri desteği, kuruluşların pazarlama stratejilerini belirlemede önemli bir unsur haline gelmiştir. Müşterileriniz intranet üzerinden doğrudan müşteri destek departmanı ile iletişime geçerse, profesyonel destek sağlanabilir ve şikayetler bu kapsamda kolayca çözülebilir. Bu nedenle intranet, kurumsal müşterileri ve profesyonelleri desteklemek için çok önemli hale gelir.
• İntranet sistemi sayesinde bilgi gecikmesine dayalı bir sorun yoktur.
• Şirketinizin yönetim kademesi daha profesyonel çalışabilir.
• Çalışanlar, şirketiniz ile ilgili herhangi bir bilgiye erişimleri olmadığını iddia edemezler. Bilgi talebi detaylı ve sık olduğu için, herkes sorumluluklarını yerine getirmek için verilere kolayca erişebilir.
yazar: Yedi Kökenler
Diğer gönderilerimize göz at
[wpcin-random-posts]