Birçok ofis çalışanı için bir süre sonra yaptıkları işlerin çoğu sıkıcı ve gereksiz görünüyor. Ayrıca şirketin başarısı için daha fazla potansiyel müşteri bulmak ve şirketi taze tutacak yeni fikirler düşünmek gerekiyor. Bunda, harcadığı zamanı ve emeği bu tekrarlayan işlere harcaması şarttır. Bu nedenle, yönetim, faturalandırma ve İK görevlerinde zaman kaybetmekten kaçınmalısınız. Bu harika dijital çağda, ofis otomasyonu, bu zaman alan görevleri bir kenara bırakıp iş başarısı için en önemli yönlere odaklanabilmeniz için gidilecek yoldur. Otomatikleştirilebilen ofis görevleri şu şekilde sıralanabilir;
Müşteri bilgilerini toplayın ve düzenleyin
Otomasyon, müşterilerin veya potansiyel müşterilerin bilgilerini web sitesi formları aracılığıyla kendilerinin girmesine olanak tanır. Bu bilgiler daha sonra otomatik olarak birden çok departman tarafından erişilebilen bir veritabanına yüklenir. Otomasyon süreci, müşterilerin çeşitli tercihlerini sunmasına izin vererek segmentasyona yardımcı olacak şekilde yapılandırılabilir. Bu şekilde, müşteriler yalnızca kendileri için geçerli olan iletişimleri alacak ve pazarlama çabalarını ve sonuçlarını iyileştirecektir. Otomasyon olmadan, veriler sisteme manuel olarak girilmeden önce her şeyin manuel olarak yazılması, organize edilmesi, bölümlere ayrılması ve güncellenmesi gerekirdi.
Takvim hatırlatıcısı
Ofis otomasyon yazılımı, programları, randevuları ve hatırlatıcıları koordine etmek için gereken süreyi önemli ölçüde azaltır. Takvim karşılaştırmalarını ayarlayabilir, telefon etiketi çalarken müzik çalabilir veya kullanılabilirliği bozmak için bir e-posta gönderebilirsiniz. Bununla bağlantılı olarak, otomasyon yazılımı kullanılarak satış görüşmesinden sonra bir teşekkür mektubu veya takip mesajı gönderilebilir. Yani ayarlamalar yapılarak ofiste sürekli yapılması gereken bu iş otomatikleştirilebilir ve zamandan tasarruf edilebilir. Ve anlaşma yapılmalıdır. Bu sayede, sistemden size belirli bir zamanda yanıt vermeniz gereken herhangi bir hatırlatma veya mesaj göndermesini istediğinizde, yükün geri kalanı sizin omuzlarınızdadır.
otomatik imzalar
Bir sözleşmeyi veya sözleşme belgesini imzalamak için ne gerektiğini düşünün. Taslağı hazırlar, postalar, imzalanmasını umar ve sonra geri postalanmasını bekler. Bu önceki dönem iş modeli bugünün çok gerisinde kaldı. Docusign gibi bir yazılımla evrak işlerini dijital olarak imzalanacak şekilde otomatikleştirebilirsiniz. Belgeyi iade etmek için gereken süreyi azaltmak üzere imzalayan için otomatik olarak bir takvim hatırlatıcısı da oluşturulabilir. İnsanlar ayrıca dijital formları postaya vermek yerine imzalayıp e-posta yoluyla gönderme eğilimindedir.
finans
Otomasyonun bu kısmı, özellikle para işlemleri söz konusu olduğunda, sistemin yüksek düzeyde güvenliğini sağlamak istendiğinden zorlaşır. Geçmişte fiyat teklifi hazırlamak ve fatura hazırlamak çok zaman ve çaba gerektiriyordu. Ödemeyi almak için bekleme süresinden bahsetmiyorum bile. Ofis otomasyonu, daha verimli iş akışları ve daha fazla nakit akışı sağlayan dijital hatırlatıcılar, yinelenen faturalar ve otomatik ödeme geçmişleriyle eksiksiz teklifler ve faturalar oluşturur. Sadece alacak hesaplarını değil, aynı zamanda borç hesaplarını da otomatikleştirmek gerekir. El yazısıyla yazılan çekler ve kredi kartı ödemeleri için hala çok yol var. Faturaların otomatik ödenmesi zamandan tasarruf sağlar ve size her zaman zamanında ödeme yapılmasını sağlayacak bir program oluşturmanıza olanak tanır.
Yeni çalışanların işe alınması
Yeni işe alım ve kalifikasyon taraması, manuel olarak doldurulması ve işlenmesi gereken birçok form (çoğu aynı bilgiyi ister) ile genel olarak en çok zaman alan görevlerden biridir. Yeni çalışanları işe almak da zamana duyarlıdır ve şirket genişliyorsa, yeni üyelerin şirketin üretkenliğine yardımcı olmasını beklerken başlangıç tarihlerini geciktirebilir. Otomasyon, her başvuruyu okuyarak veya devam ettirerek ve uygun olmayan adayları ayıklayarak potansiyel adayları ön elemek için gereken süreyi azaltabilir.
Yeni işe alımlar başladığında, otomasyon yazılımı gerekli tüm formları kullanarak temel bilgilerini dijital olarak doldurur. Bu, İK’nın çalışanları etkileyen en önemli konulardan bazılarına odaklanmasının yanı sıra motivasyon ve elde tutma politikalarına öncelik vermesine olanak tanır.
Bir toplantı düzenleyin
Toplantılar büyük bir zaman kaybı olabilir. On dakikalık bir toplantıyı bir saatlik bir toplantıya dönüştürmenin gölgesini aşmak uzun sürmez. Bunun olmasını nasıl önleyeceğimiz konusunda otomasyon yapılabilir. Biçimlendirme yazılımı büyük bir sorun olabilir. Takvim senkronizasyonunu kullanmayı bitirdiğinizde, bu güçlük ortadan kalkar. İşlem hızlı ve sorunsuzdur. Rezervasyondan iptale ve toplantıların yeniden planlanmasına kadar her şey anında yapılabilir. Herhangi bir değişiklik olduğu anda herkes bilgilendirilecektir. İK yazılımınız Akıllı Davetler kullanıyorsa, harici katılımcılar herhangi bir değişiklikten haberdar edilebilir.
Yazılım, gerekli toplantı için rezerve edilebilir odaları ve kaynakları tahsis etmek ve gerekli ekipmanın mevcudiyeti etrafında toplantılar düzenlemek için de kurulabilir.
Toplantı hatırlatıcıları gönder
Bir toplantı haftalar hatta aylar öncesinden rezerve edildiğinde unutulması kolaydır. Takvime randevu eklemek bu yüzden çok önemlidir. Çifte rezervasyonu önler ve tüm randevuların tek bir yerde toplanacağı anlamına gelir. Toplantı hatırlatıcıları ayarlamak, trafik olduğunda bile asla geç kalmayacağınız anlamına gelir. Apple Takvim gibi takvim hizmetleri, size ne zaman ayrılacağınızı bildiren bildirimler gönderirken trafiği etkileyebilir.
rezervasyon iptali
Herkes boş zamanı sever. Rezervasyon sorunsuz bir süreç olmalıdır. Ayrıca izinli olan çalışanların ofis dışında olduklarında iş arkadaşlarına haber vermeleri de kolay olmalıdır. Senkronizasyon yönetimi yazılımı, yöneticilerin çalışan takvimlerine ve zaman ödemelerine başvurmasına olanak tanır. Bu, bilinçli kararlar vermelerine yardımcı olur ve ihtiyaç duyulduğunda birinin her zaman yanında olmasını sağlar.
malzeme listesi
Şirketler, mürekkep kartuşlarından küçük kırtasiye malzemelerine kadar pek çok ekipman kullanıyor: modern teknoloji ile gerekli malzemeleri bulmak ve sipariş etmek çok daha kolay. Yazıcılar tedarikçilerle iletişime geçebilir ve mürekkebi veya toneri bittiğinde otomatik olarak yeni ekipman sipariş edebilir. Kalemler ve defterler gibi diğer sarf malzemeleri, ofiste her zaman kullanılabilir olmaları için abonelik olarak ayarlanabilir.
Bugünün ofis çalışanları, ofis otomasyonu çağında yaşadıkları için çok şanslılar. Teknolojinin önemini hafife almak kolaydır, ancak hayatı ne kadar kolaylaştırdığına bakmak önemini anlamak için yeterlidir. Küçük bir işletmenin bir veya daha fazla çalışanı olsun, süreç otomasyonu oyunun kurallarını değiştirir. Otomasyon, zamandan tasarruf etmek için birden fazla iş görevini otomatikleştirerek verimlilik yaratır, para tasarrufu sağlar ve çalışanların daha zorlu görevlerde becerilerini geliştirmelerine, stresi azaltmalarına ve üretkenliği artırmalarına yardımcı olur.
kaynak:
https://www.cronovy.com/blog/automate-office-tasks/
https://memory.ai/timely-blog/how-to-automate-unproduc-work
yazar: Özlem Güvenç Ağaoğlu
Diğer gönderilerimize göz at
[wpcin-random-posts]
İlk Yorumu Siz Yapın